V marsikaterem gasilskem domu obstaja mapa, Excel datoteka ali zvezek. V njem so intervencije: datum, lokacija, vrsta dogodka, kdo je bil prisoten in koliko časa je trajalo. Zbrano skrbno, a dostopno samo tistemu, ki ve, kje iskati.

Ko ta oseba odide, odide z njo tudi del arhiva.

Digitalizacija podatkov ni samo tehnični projekt. Je jamstvo institucionalnega spomina. Menjava predsednika, tajnika ali skrbnika spletne strani ne sme pomeniti, da se znanje o desetletjih delovanja izgubi.

Kaj se zgodi, ko arhiva ni?

  • Pri vlogah za občinska sredstva težje dokazujete obseg dela.
  • Pri jubilejih je zgodovina nepopolna ali odvisna od spomina posameznikov.
  • Novi člani ne vidijo, kaj je društvo že doživelo in naredilo.
  • Poročila in statistike zahtevajo podatke, improvizacija pa se hitro pozna.

Kako mora delovati dober arhiv?

Vsaka objavljena intervencija ali novica se mora shraniti strukturirano: datum, vrsta dogodka, lokacija, fotografija in opis. Podatki morajo biti iskalni, filtrirani po letu, kategoriji in tipu dogodka. Arhiv ni mapa na računalniku. Je živa baza, ki raste z vsakim izklopom sirene.

Ko bo čez 20 let nekdo vprašal, koliko intervencij ste imeli leta 2025, mora biti odgovor dostopen v dveh klikih.